Gestão de Documentos Fiscais Eletrônicos

Armazenamento em Nuvem

Os documentos são armazenados em nuvem, em datacenter Microsoft Azure no Brasil, amparado pelas leis brasileiras de responsabilidade de guarda e com replicação geográfica das informações. Todo este aparato de segurança tem por objetivo disponibilizar ao cliente um ambiente altamente seguro, com excelente índice de disponibilidade dos serviços (99% no ar), proteção jurídica pela aplicação de leis brasileiras de responsabilidade de guarda, amparado tecnologicamente por uma das maiores empresas de TI no cenário mundial e principalmente, entregar ao cliente uma solução confiável e de alta perfomance.

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Recepção automática de XMLs por email

Os arquivos que já chegam a empresa por intermédio de e-mails específicos de recebimento de XMLs serão capturados automaticamente  pela solução, evitando assim o download desnecessário de arquivos. Este processo de leitura poderá ser configurado diretamente nas contas de recepção de e-mail do cliente ou através de criação de regra de encaminhamento de e-mails. 

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Monitoramento de NFes e CTes emitidos contra seu CNPJ

Através da utilização do certificado digital do cliente, periodicamente é executada a consulta de documentos emitidos contra os CNPJs do cliente diretamente na base da SEFAZ nacional. De posse destas informações é realizada a identificação de documentos faltantes, isto é, NFes ou CTes emitidos contra sua empresa cujo XML não está armazenado. Além disso, torna-se um recurso indispensável para identificação de emissões indevidas contra seus CNPJs. 

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Manifestação do destinatário

É uma interface de comunicação com a SEFAZ que possibilita a execução da operação de manifestação do destinatário. Este processo trata de informar a SEFAZ o posicionamento do cliente frente a cada movimentação fiscal gerada pelo fornecedor, através das seguintes operações:

 

• Ciência da operação

• Confirmação da operação

• Desconhecimento da operação

• Operação não realizada

 

Este processo de manifestação do destinatário tem obrigatoriedade regulamentada por estado, segmento de negócio e valor do documento fiscal. Fique atento quanto ao enquadramento de sua empresa no cumprimento destas obrigações.

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Download automático dos XMLs

Realiza o download automático dos documentos fiscais faltantes sem a necessidade de contato com o fornecedor ou busca manual no site da SEFAZ. Este recurso é utilizado junto a identificação de NFes faltantes apontadas pelo monitoramento e possibilita o download dos CTes faltantes a partir do repasse de informações pelo cliente.

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Validação automática

Realiza automaticamente as validações exigidas pela SEFAZ em todos os documentos capturados e apresenta visualmente as inconsitências encontradas. 

 

• Schema: valida o leiaute do documento fiscal apontando qualquer divergência ou inconsistência encontrada

• Assinatura digital: responsável por validar a autenticidade e integridade do documentos fiscal

• Autorização de uso: no momento da recepção do documento valida se o mesmo está autorizado ou cancelado pelo emitente

• Revalidação: após o prazo legal de cancelamento, verifica se o documento permanece autorizado ou se sofreu cancelamento

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Conciliação com SPED Fiscal

É possível cruzar os dados dos XMLs armazenados com o SPED Fiscal identificando inconsistências. Deste modo é possível garantir que todos os XMLs estão armazenados, além de certificar que nenhum documento fiscal não foi escriturado gerando risco fiscal ou perda de direito de crédito de impostos. Também impede que sejam escriturados documentos cancelados. 

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Exportação de informações e documentos

Através do uso de filtros é possível relacionar as informações desejadas de forma simples e rápida e exportá-las em planilha Excel. Além de infomações é possível exportar os arquivos de qualquer competência através de mecanismo específico de exportação de dados, onde nativamente as informações serão separadas por empresa, documentos emitidos, recebidos ou transportados. Toda esta sistemática de funcionamento tem por objetivo facilitar a extração de dados e informações e principalmente, agilizar a entrega aos órgãos ou entidades requisitantes. 

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Visualização de DANFE, DACTE, e CCe

É possível visualizar e exportar em formato PDF qualquer DANFE, DACTE e CCe sem a necessidade de instalação de nenhum software complementar (plugin). Este recurso é indipensável nos processos de análise de informações, pois permite a visualização dos dados do arquivo XML em modelo padrão e ainda, agiliza o processo fiscal por tornar a guarda do documento impresso totalmente desnecessária.

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Integração com sistemas de gestão

Através da tecnologia de webservices é possível realizar a integração com qualquer sistema de gestão ou software legado com o intuito de otimizar processos, desenvolver mecanismos eficientes de auditoria e aumentar consideravelmente o nível de segurança nos processos de entrada de documentos fiscais. Possuímos cases de sucesso integrando processos com ERPs, como por exemplo o TOTVS Protheus.

 

Exemplos: 

 

• Automatização do processo de entrada de NFes e CTes.

• Cruzamento de informações para identificação de documentos cancelados no momento da digitação ou após o prazo legal de cancelamento.

• Identificação de documentos não aptos para armazenamento (sem validade jurídica).

• Automatizar armazenamento de documentos de faturamento.

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Importação de legado

A importação de todo o histórico de XMLs tanto emitidos como recebidos é altamente recomendável, pois unifica a movimentação atual e o contingente legado em uma única base informacional, trazendo segurança, agilidade e possibilitanto a extração de informações analíticas a partir de um único repositório.

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